没有多少男人对写商务邮件有信心。
这是一个坏消息——如果没有基本的了解如何专业地写电子邮件在美国,一个人可能会失去他梦寐以求的工作,仅仅是因为他在给大老板的求职邮件中表现得不够称职。
学校里没教那么多。所以我在RMRS时尚与职业男性学院教这门课。上课了,听好了。
在本文中,你会发现:
如何选择专业的电子邮件地址
学习如何专业地写电子邮件的第一步是创建一个专业的电子邮件地址。在商界和学术界,没有人会把你当回事。
没错StudMuffinMustang1985@yahoo.com…我在跟你说话。
要成为一名专业人士,并表现出这样的自己,你需要确保你的商业电子邮件地址是合格的。这其实很简单。按照以下公式,你可以在2分钟内创建一个听起来很专业的电子邮件地址:
第一个名字。姓。三个numbersprovider.com
所以对我来说,我可以选择:
antonio.centeno.123provider.com
如果你叫罗伯特·弗罗斯特:
robert.frost.359provider.com
有些人可能会说不要在你的专业电子邮件地址中包含数字。这在15年前是个好建议,当时使用电子邮件的人还很少。然而,现在每个人和他们的狗都有电子邮件,所以大多数企业都理解在你的地址中需要唯一的数字。
避免任何粗鲁无礼的行为!你在个人生活中做什么是你的事;不要带着它去上班。
说到电子邮件,今天我很自豪地在RMRS介绍一位新的赞助商:气场。Aura是身份盗窃保护、欺诈监控、VPN、密码管理和防病毒软件,所有这些都组合成一个易于使用的应用程序。
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当涉及到欺诈时,每一秒都很重要。使用Aura,您可以安全地连接您的信用和银行帐户,并以比Aura竞争对手快4倍的速度通知任何更改。
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如何写邮件主题
当你的邮件出现在招聘经理或老板的收件箱中时,标题是他们看到的第一件事。把它想象成你的电子邮件握手。要学习如何专业地写电子邮件,你需要掌握这一点!
如果写错了,你的电子邮件可能会在你说出“三件套西装”之前就被扔进垃圾桶。在商业环境中,时间就是金钱。如果收件人认为你的邮件是在浪费他们的时间,你猜怎么着——他们不会打开它。
好的主题行关键在于清晰。不要试图推销自己,不要试图搞笑——开门见山这样收件人就知道他们要读什么了。
求职的时候,写上你的全名和所申请的职位,然后写上“application”:
主题:安东尼奥·森特诺,区域经理申请
写给大老板的邮件,说明邮件的主题,你在哪个部门工作,以及你需要什么:
主题:绩效评估,人力资源,签署和批准
如果是给同事的邮件,稍微后退一点,只写上邮件的主题和需要采取的行动就可以了:
主题:假期申请,需要批准
你懂的。保持简历简短、清晰、专业。
你应该如何开始一封专业邮件?
令人惊讶的是,这是学习如何专业地写电子邮件最棘手的部分之一。你在公司的职位,你给谁发邮件,以及你工作的公司类型都会影响你在邮件中问候别人的方式。
因此,对每种类型的电子邮件问候语给出明确的指导将是一项不可能完成的任务。然而,如果你不知道如何开始你的职业邮件,你可以应用一些常用的规则。
开始给老板写邮件
“嘿”是大多数男人和别人说话时常用的问候语。然而,在电子邮件中,这可能显得太不正式了。然而,“Hello”在电子邮件中听起来可能有点奇怪。那么解决方案是什么呢?
根据我的经验,避免使用问候词,直接使用他们的专业头衔是最好的方法.例如,给老板发邮件时:
避免:嘿,特里·H!
试一试:哈特福德先生,
如果你在一个创意行业工作,或者在一个悠闲的办公室工作,你可以用他们的名字代替。你必须评估你的工作环境,并决定什么适合你。
给你的同事写一封邮件
在学习如何专业地写电子邮件的过程中,事情可以变得简单一点。如果你给同级别的人发邮件,你不必像给CEO发邮件那样正式.
这是否意味着你可以非常健谈和随意?可能不会——毕竟你还是在办公环境中。不过,你也可以用更随意一点的问候语:
避免:唷唷唷,弗兰基!
试一试:嘿,弗朗西斯,
如果你和同事关系很好,对这个建议要半信半疑。然而,在工作中保持专业的态度总是很重要的。你发给同事的电子邮件可能会被你的老板看到,所以要注意你说的内容和表达方式!
给你的下属写邮件
在给下属写电子邮件时,要考虑自己是哪种类型的经理。通常,当涉及到管理他们的团队时,男人喜欢平易近人和友好,所以你在写电子邮件时需要小心,这样你就不会辜负你作为经理到目前为止设定的期望。
为了保险起见,你可以从以下三种方式开始给你的下属发邮件:
- 友好的经理:嗨,团队!
- 中间派经理:嘿,伙计们,
- 严肃的经理:早上好/下午好,
无论你选择哪一个,同样的规则都适用。要专业,平易近人,把自己表现得像个经理。你是负责人,如果出了差错,你就得冒生命危险!
#4写一封专业的电子邮件
你现在明白了吧知道如何写一封专业的电子邮件就是要保持内容简短,切中要点,并且适合业务。所以当你写电子邮件正文的主要部分时,这并没有什么不同。
根据你邮件的主题,你所包含的内容可能会有所不同。写一封请求帮助的电子邮件与写一封组织会议的电子邮件非常不同。
因此,我已经为你做了艰苦的工作,并为不同的电子邮件通信写了一些指导方针:
请求帮助
当给某人发邮件寻求帮助时,以陈述你的问题及其发生的原因开始。告诉收信人你正在努力解决问题,然后用具体细节向他们寻求帮助。
不要害怕诚实.如果你搞砸了,承认它,一定要告诉他们。这可能会影响他们如何帮助你。
你的电子邮件可能是这样的:
早上好,杰米,
今天早上我的笔记本电脑出了点问题。它启动到登录屏幕,但当我尝试登录时却死机了。
我试过重置我的笔记本电脑并在安全模式下运行,但还是没有解决这个问题。您晚些时候可以来我的办公室看一下吗?或者,我可以把它带到it支持部门给你——让我知道哪个对你更容易。
我应该提一下,我点开了一封看起来很危险的邮件链接.上面写着是人力资源部寄来的,但看起来很奇怪,上面没有公司标志或标题。可能是病毒
我会让你自己解决的!
谢谢,
安东尼奥。
组织会议
当给你的同事发邮件组织会议时,最好尽可能简洁。
大多数人都非常忙,没有时间浏览一段一段的文本来找到他们需要的信息。所以要简短,温馨,还有确保将关键信息加粗,以便于发现。
这里有一个例子:
嘿,伙计们,
我已经安排了一个团队会议在10/25/22在会议室B。
我们需要复习一下下个季度的预测-确保你有部门的行动计划准备好了吗10月8日星期四
到时候见,
安东尼奥
提供反馈
根据你在公司的职位,你可能有必要给同事发电子邮件,反馈他们为你完成的项目或活动。
很多男人觉得这很难做到——如果表达不当,电子邮件的反馈可能会给人留下苛刻和没有人情味的印象。别担心;你可以采取一些简单的步骤来确保你在提供反馈时表现出建设性和支持性在专业的环境中。
- 用积极的方面来引导:除非他们真的把事情搞砸了,否则在谈论他们如何改进之前,你可能会提到一些积极的方面。
- 重点信息:让你的反馈邮件尽可能容易阅读。大段文字看起来很吓人,会让人产生消极情绪。
- 以积极的方式结束:你的建设性反馈应该夹在积极的评论中间。通过这种方式,你的同事以高潮的状态进入电子邮件,并以高潮的状态离开。
这里有一个例子:
嗨,克里斯,
你今天很努力地向股东做报告每个人都印象深刻用你的图表和视觉效果!
有几件事需要注意:
- 避免对着笔记本电脑屏幕说话.有时很难理解你在说什么,所以要自信,昂着头说话。
- 你没提你的下个季度的利润预测。如果我能在一天结束的时候,那太好了。
- 在你几个月后的下一次演讲中,试着争取额外5-10分钟的演讲时间.今天的报告感觉有点短。
你的数据收集方法给我留下了深刻的印象,顺便说一下——下次我们每周开会时,你必须和我分享那个电子表格!
感谢大家的努力,一如既往!
安东尼奥
如何结束一封专业邮件
这是简单的部分!你的主题已经写好了,邮件的大部分内容已经写好了,现在你所需要做的就是结束邮件。
松一口气——你就快成功了!
在结束电子邮件时,你只需要关注你写的东西的形式和你写给谁。这将决定你在结尾时的友好程度,以及是写全名还是只写名字。
很简单,只需遵循以下规则:
- 写信给上级时使用你的全名,并在下面写上你工作的部门。
- 写给等号的时候——如果你和他们不“友好”,就用全名;如果你和他们是同事,很熟,就用名字。
- 写信给你的员工确定你是哪种类型的老板,并根据你的问候语搭配落款。友好的经理可能会用他的名字,严肃的经理会用他的全名。
说到你名字前的结尾短语:
- 正式的:你的真诚,
- 中间帧:非常感谢,
- 非正式的:谢谢!
安全使用电子邮件
我写一篇关于专业电子邮件礼仪的文章,不能不提到网络安全。有一些非常聪明的罪犯,绅士们,所以有必要了解如何在网上保持安全。
首先,永远不要把你的银行或个人信息泄露给那些不请自来的电子邮件。如果你不知道他们是谁,或者觉得他们询问你的信息很奇怪,那就删除这封电子邮件。
就这么简单。
作为标准规则,你的银行永远不会通过电子邮件或电话询问你的详细信息.如果有人声称是你的银行,并要求你的密码,他们很可能试图欺骗你,拿走你的现金!
最后,也是最重要的,不要通过电子邮件泄露任何密码。如果你需要告诉同事密码,当面告诉他们。一旦电子邮件离开了你的电脑,谁知道它会在哪里结束!
知道如何专业地写电子邮件是每个男人都应该掌握的技能。但这并不是公司雇佣员工时唯一看重的东西看看我的求职面试着装指南吧。
请看下面的视频: